Cliënt-onboardingsoftware voor coaches
Het begin van een coachingtraject bestaat uit veel kleine stappen, een intake om in te vullen, een overeenkomst om te tekenen, een eerste sessie om te boeken, portaaltoegang om in te stellen, een eerste betaling om te regelen. Met de hand gedaan over e-mail en losse tools is dat de plek waar nieuwe cliënten blijven steken. Exantur is cliënt-onboardingsoftware die de onboarding van coachingcliënten als één samenhangende flow in de werkomgeving runt, zodat een nieuwe cliënt zonder wrijving van aanvraag naar eerste sessie gaat.
Het is onderdeel van Exantur, coaching-praktijkmanagementsoftware, gebouwd voor de praktijk van professionele coaching en niet afgeleid van een generieke projectmanagementtool.
Door Martijn Mauritz, Oprichter & Coach bij Exantur
Eén flow: intake, overeenkomst, boeking, portaal, betaling
Onboarding in Exantur is geen enkel formulier, het is de reeks die een nieuwe cliënt doorloopt: een intakeformulier invullen, de coachingovereenkomst tekenen, de eerste sessie boeken, toegang krijgen tot het portaal, en de eerste factuur voldoen. Elke stap leeft in dezelfde werkomgeving en geeft door aan de volgende, in plaats van vijf klusjes die je over e-mail coördineert.
Nodig de cliënt uit en laat de checklist leiden
Je nodigt een coachee uit, en die wordt begeleid om zijn inloggegevens in te stellen en het portaal binnen te gaan. Een onboarding-checklist houdt beide kanten duidelijk over wat klaar is en wat volgt, zodat niemand zich afvraagt of de intake is ontvangen of de overeenkomst is getekend.
Intake die de coaching voedt, geen dood formulier
Het intakeformulier dat een cliënt invult wordt niet weggeborgen en vergeten. Het staat bij het cliëntdossier en het programma dat ze starten, zodat de antwoorden er in de eerste sessie zijn in plaats van in een apart document dat je moet opdiepen. Formulieren worden vanuit templates gebouwd, dus een professionele intake opzetten is een eenmalige klus.
Automatiseringen die de routinestappen dragen
Regel-gebaseerde automatiseringen kunnen de herhaalbare delen van onboarding afhandelen, het juiste bericht sturen wanneer een cliënt wordt uitgenodigd, een overeenkomst wordt getekend of een eerste sessie wordt geboekt, zodat de routine-opvolging vanzelf gebeurt en je aandacht naar de coaching gaat in plaats van naar de choreografie.
Een eerste indruk die bij het werk past
Onboarding is de eerste ervaring die een cliënt heeft van het werken met jou, en een soepele, professionele start zet de toon voor het traject. Doordat het draait in dezelfde EU-gehoste, beveiligde werkomgeving als alles wat volgt, komt de cliënt al binnen in de omgeving waar de coaching gebeurt.
Veelgestelde vragen
- Wat is cliënt-onboardingsoftware voor coaches?
- Cliënt-onboardingsoftware voor coaches maakt van de verspreide eerste stappen van een traject, intake, overeenkomst, eerste boeking, portaaltoegang en eerste betaling, één begeleide flow. Exantur regelt de onboarding van coachingcliënten in dezelfde werkomgeving waar de coaching daarna gebeurt, zodat niets in een aparte tool leeft.
- Wat omvat onboarding?
- Het samenhangende begin van een traject: intakeformulier, ondertekende overeenkomst, eerste boeking, portaaltoegang en eerste factuur, allemaal in één werkomgeving in plaats van losse tools.
- Hoe gaat een cliënt van start?
- Je stuurt een portaaluitnodiging; de coachee stelt zijn inloggegevens in, vult de intake in en wordt door de resterende stappen geleid door een onboarding-checklist.
- Is dit anders dan intakeformulieren?
- Intakeformulieren zijn één stap. Cliënt-onboarding is de hele flow van aanvraag tot eerste sessie, waarvan de intake het eerste deel is, verbonden met de overeenkomst, boeking, portaal en betaling.
- Kunnen stappen worden geautomatiseerd?
- Ja. Regel-gebaseerde automatiseringen kunnen het juiste bericht sturen wanneer een cliënt wordt uitgenodigd, een overeenkomst wordt getekend of een eerste sessie wordt geboekt.
Onboard nieuwe cliënten zonder wrijving
Zie de onboarding-flow in een live demo van Exantur.