Online boekings- en agendasoftware voor coaches
Een tijd vinden zou een coach geen drie e-mails en een gok moeten kosten. Exantur geeft je een boekingslink waarmee cliënten zichzelf inplannen, één agenda die elke sessie vasthoudt, en twee-weg agendasync zodat je nooit dubbel geboekt bent. Plannen is geen aparte tool die erbij is geschroefd, het zit in dezelfde werkomgeving als je notities, programma’s en cliënten.
Het is onderdeel van Exantur, coaching-praktijkmanagementsoftware, gebouwd voor de praktijk van professionele coaching en niet afgeleid van een generieke projectmanagementtool.
Door Martijn Mauritz, Oprichter & Coach bij Exantur
Cliënten boeken zelf, direct in je agenda
Je stelt in welke sessietypes je aanbiedt en welke wekelijkse beschikbaarheid je wilt aanhouden. Een coachee, of een geïnteresseerde die nog geen account heeft, opent je persoonlijke of publieke boekingslink, kiest een vrij moment en bevestigt. De boeking komt direct als sessie in je agenda binnen, zonder heen-en-weer per e-mail om een tijd te vinden en zonder handmatige invoer van jouw kant.
Omdat beschikbaarheid uit je echte agenda wordt berekend, wordt een moment alleen aangeboden als je daadwerkelijk vrij bent. Iemand kan geen tijd boeken die je al ergens anders hebt vastgelegd.
Eén agenda voor de hele praktijk
Elke sessie en elke boeking staat in één kalender in plaats van in twee losse tools. Sessies die je zelf inplant en boekingen die via je link binnenkomen staan samen, zodat de agenda een echt beeld van de week geeft in plaats van een half beeld.
Twee-weg sync met Google Agenda en Outlook
Vanaf het Starter-plan synchroniseert de agenda beide kanten op met Google Agenda en Outlook. Sessies die je in Exantur aanmaakt verschijnen in je externe agenda, en externe afspraken blokkeren die tijden zodat een coachee er nooit overheen kan boeken. De sync leest alleen bezette en vrije tijd, nooit de titels of details van je persoonlijke afspraken, zodat je externe agenda privé blijft terwijl je beschikbaarheid klopt.
Herinneringen en no-shows geregeld
Automatische herinneringen gaan voor elke sessie uit, op elk plan, zodat minder cliënten het vergeten en minder momenten verloren gaan. Wanneer iemand niet komt opdagen, wordt dat bij het cliëntdossier vastgelegd in plaats van als een gat dat jij moet onthouden. Elke sessie kan ook een eigen Zoom-, Teams- of Google Meet-link dragen, zodat een coachee vanuit het portaal deelneemt in plaats van in de mail naar de juiste URL te zoeken.
Boeken dat op het papierwerk kan wachten
Voor trajecten die op getekende basis moeten starten, kan boeken worden vergrendeld op een ondertekende overeenkomst, zodat een eerste betaalde sessie pas wordt geboekt als het coachingcontract er is. Plannen, tekenen en betalen zijn stappen in één flow in plaats van drie aan elkaar geknoopte tools.
Veelgestelde vragen
- Kunnen cliënten zelf sessies boeken?
- Ja. Je deelt een persoonlijke of publieke boekingslink; de coachee, of een geïnteresseerde zonder account, kiest een vrij moment en de boeking komt automatisch als sessie in je agenda.
- Welke agenda’s kan ik synchroniseren?
- Google Agenda en Outlook, beide kanten op, vanaf het Starter-plan. Sessies uit Exantur verschijnen in je agenda, en externe afspraken blokkeren die tijden zodat er niets dubbel geboekt wordt.
- Kan een gesynchroniseerde agenda mijn privé-afspraken zien?
- Nee. De sync leest alleen bezette en vrije tijd om dubbele boekingen te voorkomen. Titels, omschrijvingen en genodigden worden nooit gelezen.
- Zitten sessieherinneringen erbij?
- Ja. Automatische herinneringen gaan voor elke sessie uit op elk plan, en no-shows worden bij het cliëntdossier vastgelegd.
Laat cliënten boeken, en stop met tijden najagen
Zie boeken, de agenda en agendasync in een live demo van Exantur.