Wat Exantur is
Exantur bouwen vereiste bepalen wat het centrale ordenende concept van coachingsoftware zou moeten zijn. De coachingrelatie - de aanhoudende, gestructureerde verbintenis tussen een coach en een coachee over een afgebakende periode - is het antwoord waar we op uitkwamen. Niet de sessie, die slechts een moment binnen de relatie is. Niet het cliëntdossier, dat slechts een container voor administratieve gegevens is. De coachingrelatie als geheel, met haar programma's, doelen, sessies, accountability, assessments, documenten en opgebouwde geschiedenis, is waar de software omheen georganiseerd zou moeten zijn. Deze keuze vormt alles aan hoe Exantur werkt. Wanneer een coach een cliëntdossier opent, ziet die de volledige context van die relatie: niet alleen contactgegevens, maar het actieve programma, de openstaande accountability-items, de meest recente check-in-antwoorden, en de doelen en waar die nu staan. Wanneer een coach een sessienotitie opent, ziet die deze in de context van het programma waartoe ze behoort, met de sessies ervoor en erna zichtbaar als navigatie. Wanneer doelen worden bekeken, zijn zowel de huidige status als de geschiedenis van hoe die doelen zijn geëvolueerd zichtbaar. De coachingrelatie heeft een begin, een midden en - uiteindelijk - een einde, en Exantur is ontworpen om die hele boog vast te houden in een vorm die samenhangend, doorzoekbaar en betekenisvol is.
Exantur ondersteunt de volledige levenscyclus van een coachingtraject. Vóór de eerste sessie zet een coach de programmastructuur op, stelt de verwachte uitkomsten vast, en bereidt het kader voor het werk voor. Tijdens elke sessie worden notities vastgelegd over de categorieën die het meest van belang zijn voor coachingdocumentatie: observaties van wat de coach opmerkte, inzichten die opkwamen, doorbraken die plaatsvonden, en actiepunten die werden afgesproken. Tussen sessies houdt het check-in-systeem coachees betrokken bij hun ontwikkeling en geeft het coaches een doorlopend signaal van hoe cliënten vorderen zonder dat daar een volledige sessie voor nodig is. Nadat een coachingtraject is afgerond, blijft het volledige dossier dat het voortbracht - elke sessie, elk doel, elk accountability-item, elke reflectie - toegankelijk. Coaching is cumulatief. De waarde ligt niet in een afzonderlijke sessie maar in de progressie van begrip en verandering die zich over alle sessies opbouwt. Software die coaching serieus neemt, zou dit cumulatieve karakter moeten weerspiegelen in plaats van elke sessie te behandelen als een op zichzelf staande gebeurtenis zonder verband met wat eraan voorafging of wat volgt.
Cliëntrelaties
Elke cliënt is één levend dossier: contactgegevens, coach-privé-notities, gedeelde documenten en beveiligde berichten, plus een portaal waar de coachee het eigen traject ziet.
Cliëntbeheer
Elke coachingrelatie in Exantur begint met een cliëntdossier dat contactgegevens bevat, de huidige status, coach-privénotities, de programma's waarin de cliënt is ingeschreven, een toegewezen coach binnen de organisatie, en een volledige geschiedenis van al het samen verrichte werk. In een oogopslag ziet een coach welke cliënten momenteel actief zijn, wanneer de laatste sessie van elke cliënt was, welke accountability-items openstaan, en hoe recent er een check-in is ingediend. Cliënten kunnen op naam worden gezocht en op status gefilterd. Wanneer een coachingrelatie pauzeert of eindigt, blijft het cliëntdossier bestaan als een volledig verslag van het traject - beschikbaar voor terugblik, voor overdracht aan een andere coach, of als referentie als de relatie later hervat wordt.
Lees meerCoachee-portaal
Het coachee-portaal is het deel van Exantur waarmee coachees direct interacteren. Elke coachee krijgt toegang tot een portaal waarin de eigen coachingreis zichtbaar is: de actieve programma's, de doelen waaraan gewerkt wordt en de huidige voortgang op elk, de check-in-geschiedenis, openstaande accountability-items, documenten en opdrachten die de coach deelde, en de assessment-resultaten. Het portaal is ontworpen om de coachee een actieve deelnemer te maken in de eigen coachingreis.
Lees meerDocumenten en opdrachten
Coaches delen regelmatig materiaal met coachees: kaders om te lezen, werkbladen om tussen sessies in te vullen, opdrachtbriefings, reflectieprompts en ondersteunende bronnen. In Exantur kan dit alles worden geüpload naar de documentbibliotheek van een cliënt en beschikbaar worden gesteld via het coachee-portaal. Coachees kunnen ook documenten uploaden - ingevulde werkbladen, geschreven reflecties, of materiaal dat ze in het coachinggesprek willen inbrengen. Alle documenten worden veilig bewaard, geordend per cliënt en programma, en zijn gedurende het hele traject toegankelijk.
Lees meerVeilig berichten
Coach en coachee kunnen elkaar in realtime berichten sturen binnen de app. Snelle vragen, aanmoediging en nudges tussen sessies blijven binnen de coaching-werkomgeving in plaats van verspreid over e-mail en WhatsApp. Doordat het gesprek naast het cliëntdossier staat, is de context van de coachingrelatie altijd aanwezig wanneer er een bericht binnenkomt.
Lees meerCoaching leveren
Het eigenlijke coachingwerk: programma’s en sessies, gestructureerde notities, assessments, werkbladen en oefeningen, optionele AI-ondersteuning, en cursussen binnen de relatie.
Programma's en sessies
Coachingprogramma's zijn de primaire containers voor gestructureerde coachingtrajecten in Exantur. Een programma bevat een naam, een omschrijving, een startdatum, een geplande einddatum, en een optioneel gepland aantal sessies. Binnen elk programma stapelen sessieverslagen zich in de loop van de tijd op: elk met de datum, duur, vorm of locatie, en een gestructureerde set notities over observaties, inzichten, doorbraken en actiepunten. Vrije sessie-inhoud wordt ook ondersteund. Coach-privénotities worden apart bewaard en nooit via het coachee-portaal getoond. Gedurende een programma bouwen sessieverslagen op tot een volledige gedocumenteerde geschiedenis van het traject - doorzoekbaar, terug te lezen en beschikbaar als context voor elke volgende sessie.
Lees meerSessiesjablonen
Coaches kunnen een sessiestructuur en notitie-indeling één keer opslaan en hergebruiken voor volgende sessies. Een terugkerend sessietype - een intake, een evaluatie, een vast wekelijks format - begint vanuit een consistent sjabloon in plaats van een leeg vel. Het houdt documentatie uniform over cliënten heen en bespaart de coach het telkens opnieuw opbouwen van dezelfde structuur.
Lees meerAssessments
Exantur bevat gestructureerde assessment-instrumenten die coaches als onderdeel van hun werk met coachees kunnen inzetten. Daaronder een DISC-achtig gedragsprofiel en een Wheel of Life-oefening - twee van de meest gebruikte kaders in professionele coaching. Coachees vullen assessments via hun portaal in. Resultaten zijn direct beschikbaar voor de coach en worden onderdeel van het coachingdossier, beschikbaar als referentiepunt over het volledige traject.
Lees meerAI-assistent
Met de AI-assistent-add-on kunnen coaches sessiesamenvattingen opstellen, een briefing voor een sessie voorbereiden en een eindrapport van een programma genereren uit het coachingdossier. De coach start elke actie, beoordeelt de uitvoer en bepaalt wat blijft - het is een hulpmiddel bij het opstellen, geen automatische piloot. Alleen coachinginhoud wordt ter verwerking gestuurd, nooit namen of contactgegevens, en je kunt je eigen provider-key instellen.
Lees meerToewijsbare werkbladen
Naast het uploaden van bestanden kunnen coaches gestructureerde werkbladen bouwen met een block-builder - koppen, tekst, getalvelden, media en een handtekeningblok - en die aan een coachee toewijzen om in het portaal in te vullen. Antwoorden komen terug gekoppeld aan het coachingdossier, zodat intakeformulieren, reflectieoefeningen en gestructureerde opdrachten leven waar de rest van het werk staat in plaats van in een aparte formuliertool.
Lees meerOefeningenbibliotheek
Exantur bevat een bibliotheek van herbruikbare interactieve oefeningen en werkbladen die coachees vanuit hun portaal invullen. Coaches kunnen een oefening ook samen in een live modus tijdens een sessie doorlopen, in realtime. Hoe dan ook worden de antwoorden bij het cliëntdossier bewaard, zodat wat een coachee maakt onderdeel blijft van de coachinggeschiedenis in plaats van te verdwijnen zodra de oefening klaar is.
Lees meerMateriaal en lessen delen
Coaches kunnen ondersteunend materiaal en korte lessen ordenen en met een coachee delen als onderdeel van een programma - leesstof, oefeningen en naslagbronnen die het werk tussen sessies versterken. Het is een ondersteunende laag binnen de coachingrelatie, geen apart contentproduct: alles wat een coachee opent staat in hetzelfde portaal als de doelen, check-ins en sessies.
Lees meerCursussen (LMS)
Coaches kunnen volledige cursussen bouwen met modules en lessen, quizzen toevoegen om begrip te toetsen, en gebrande certificaten uitreiken wanneer een coachee de cursus afrondt. Een cursus kan binnen een coachingprogramma worden aangeboden of los worden verkocht via het eigen gekoppelde Stripe-account van de coach. Coachees doorlopen de cursus vanuit hun portaal, zodat gestructureerd leren naast hun sessies, doelen en check-ins staat in plaats van in een aparte tool.
Lees meerDrip-programma's
Een programma kan zijn inhoud gefaseerd vrijgeven in plaats van in één keer: materiaal, opdrachten en prompts worden ontgrendeld op relatieve dagen vanaf de startdatum van de coachee, met nudges wanneer elke stap opengaat. Coaches zien hoe ver elke coachee door de reeks is gevorderd, zodat een zelfstandig traject de coach toch een helder signaal van betrokkenheid tussen sessies geeft.
Lees meerGroepssessies
Sessies hoeven niet één-op-één te zijn. Coaches kunnen een sessie met meerdere deelnemers houden, bijhouden wie aanwezig is, en gedeelde sessienotities voor de groep bewaren. Zo leven cohorten en groepsprogramma's in dezelfde werkomgeving als individuele coaching, waardoor een coach die beide doet één samenhangend dossier houdt in plaats van het werk over aparte systemen te verdelen.
Lees meerTussen sessies door
Wat de vaart erin houdt tussen afspraken: accountability die over sessies heen loopt, configureerbare check-ins, en habit trackers met streaks. Doelen en het coachee-portaal ondersteunen dit werk ook.
Accountability
Accountability is een van de betrouwbaarste mechanismen waarmee coaching blijvende gedragsverandering voortbrengt. Wanneer iemand een verbintenis helder heeft uitgesproken, een tijdlijn is overeengekomen, en weet dat er in de volgende sessie verantwoording over wordt afgelegd, neemt de kans op opvolging aanzienlijk toe. Exantur bouwt accountability in de coachingrelatie in als een native functie in plaats van iets dat apart beheerd wordt. Accountability-items worden voor een cliënt aangemaakt, krijgen een vervaldatum en een voltooiingsstatus. Ze zijn niet gekoppeld aan een sessie - een item dat in sessie twee is aangemaakt blijft zichtbaar en gevolgd in sessie drie, vier en vijf totdat het als voltooid wordt gemarkeerd of expliciet wordt afgesloten.
Lees meerCheck-ins tussen sessies
Het werk van coaching gebeurt niet alleen tijdens sessies. De reflectie, de oefening, de integratie van nieuwe perspectieven in dagelijks gedrag - dit gebeurt tussen sessies, in het gewone terrein van het dagelijks leven. Check-ins zijn het middel van Exantur om dit werk tussen sessies te ondersteunen. Een check-in is een korte, gerichte reflectie die een coachee via het portaal invult, met antwoorden op vragen over de huidige toestand, voortgang op actieve doelen, en andere dimensies die de coach relevant acht om continu te volgen. Coaches ontwerpen de check-in-vorm - met standaard vragensets of door eigen reeksen te bouwen die specifiek zijn voor de coachingreis van een cliënt.
Lees meerHabit-trackers en streaks
Voor verandering die in dagelijks gedrag leeft in plaats van in de geplande sessie, kunnen coaches habit-trackers opzetten die een coachee vanuit het portaal bijwerkt. Elke gewoonte heeft een eigen waarde-type en doel, bouwt een streak op naarmate de coachee volhoudt, en rapporteert compliance over tijd. Het maakt losse intenties tussen sessies concreet, zichtbaar en makkelijk op te volgen.
Lees meerVoortgang en resultaten
Bewijs dat het werk beweegt: doelen met coach- en coachee-scores, voortgangsgrafieken over tijd, resultaatregistratie en cliënttevredenheid (NPS).
Doelen en voortgang
Doelen in Exantur zijn gekoppeld aan een cliënt en kunnen aan een specifiek programma worden gekoppeld. Elk doel heeft een omschrijving, een optionele streefdatum, een door de coach beoordeelde voortgangsscore, en optioneel een zelfscore van de coachee - waarmee zowel de professionele inschatting van de coach als de eigen beleving van de coachee wordt vastgelegd. Doelen kunnen worden bijgewerkt naarmate het coachingwerk zich ontwikkelt. Het verslag van hoe een doel aanvankelijk werd geformuleerd, hoe de relatie van de coachee ermee in de tijd veranderde, en wat de uiteindelijke uitkomst was, vormt onderdeel van de coachinggeschiedenis en een bron van inzicht in de ontwikkeling van de coachee.
Lees meerVoortgangsgrafieken over tijd
Naast een enkele voortgangsscore maakt Exantur van een coachingreis grafieken die in één oogopslag leesbaar zijn. Doelvoortgang, check-in-antwoorden en andere gevolgde dimensies worden als tijdreeks uitgezet zodat zowel coach als coachee de trend ziet, niet alleen het laatste getal. Wheel of Life-resultaten kunnen over data worden vergeleken om te tonen hoe de balans verschuift gedurende het werk - het opgebouwde bewijs van verandering, zichtbaar gemaakt.
Lees meerUitkomsten meten
Coaches kunnen de uitkomstmaten bepalen die er voor een bepaald traject toe doen en die over tijd meten. Zo worden coachingresultaten data die een coach daadwerkelijk kan tonen - aan een cliënt die bewijs van vooruitgang wil, of aan een werkgever of sponsor die voor het werk betaalt. In plaats van impact in algemene termen te beschrijven, kan de coach laten zien hoe de gekozen maten zich bewogen.
Lees meerCliënttevredenheid (NPS)
Coaches kunnen een Net Promoter Score van cliënten verzamelen en tevredenheidstrends over tijd volgen. In plaats van aan te nemen dat cliënten tevreden zijn, meet een coach het, ziet die hoe het sentiment door het traject heen beweegt, en vangt een dip vroeg genoeg op om er iets aan te doen.
Lees meerPraktijkbeheer
De business rond de coaching: online boeken, herinneringen en agendasync, facturatie via je eigen Stripe, contracten en e-signature, pakketten, aanbodpagina’s en workflow-automatisering.
Planning en online boeken
Coaches stellen hun afspraaktypes en wekelijkse beschikbaarheid één keer in, en coachees boeken hun eigen sessies vanuit het portaal - geen heen-en-weer per e-mail om een tijdslot te vinden. Een publieke boekingslink laat prospects een intakesessie aanvragen zonder account; die aanvraag wordt een lead die de coach in één stap omzet naar een cliënt. Elke boeking landt als een sessie in de werkomgeving, en de beschikbaarheid respecteert de echte agenda van de coach zodat er niets dubbel wordt geboekt. Boeken is beschikbaar op elk plan.
Lees meerSessieherinneringen en no-shows
Exantur verstuurt automatische sessieherinneringen 24 uur en één uur voor elke afspraak - per e-mail aan de coachee (wanneer herinneringen aanstaan) en in de app aan de coach - zodat er minder sessies worden gemist. Wanneer een sessie niet doorgaat, markeert de coach deze als no-show, waardoor de aanwezigheidsgeschiedenis accuraat blijft voor opvolging en rapportage. Herinneringen zijn beschikbaar op elk plan.
Lees meerAgendasynchronisatie (Google en Outlook)
Vanaf het Starter-plan koppelt een coach Google Calendar of Outlook en synchroniseren sessies in beide richtingen: sessies die in Exantur worden aangemaakt verschijnen in de agenda van de coach, en externe afspraken blokkeren die tijden zodat coachees er nooit overheen kunnen boeken. De synchronisatie is doorlopend, met een dagelijkse reconciliatie als vangnet; details van externe afspraken blijven privé - Exantur leest alleen bezet/vrij-tijd, nooit de titels van de persoonlijke afspraken van een coach.
Lees meerVideolinks per sessie (Zoom, Teams, Google Meet)
Wanneer een coach Zoom, Microsoft Teams of Google Meet koppelt, wordt voor elke online sessie automatisch een meetinglink aangemaakt en aan de boeking gehangen. De link verschijnt in het coachee-portaal en in herinneringen, zodat niemand vlak voor het gesprek nog een URL hoeft te zoeken. Hij blijft bij het sessieverslag, en bij verzetten blijft de link gesynchroniseerd.
Lees meerCliëntfacturatie en betalingen
Vanaf het Starter-plan kunnen coaches cliënten rechtstreeks vanuit de werkomgeving factureren. Exantur koppelt je eigen Stripe-account en stelt correcte, EU-geldige facturen met btw-gegevens op, betaald via iDEAL, Bancontact, SEPA-incasso of kaart. Exantur neemt geen commissie - de platformfee is 0%, je houdt het volledige bedrag minus Stripes eigen verwerkingskosten. Wordt een cliënt betaald door een werkgever of sponsor, dan wordt de factuur naar die betaler gestuurd terwijl de coachingrelatie bij de persoon zelf blijft.
Lees meerDigitale contracten en e-handtekening
Met de Agreements-add-on stuurt een coach een coachingovereenkomst of intakecontract dat de coachee digitaal ondertekent (eIDAS eenvoudige e-handtekening). Het ondertekende document wordt server-side naar een PDF gerenderd en bij het coachingdossier bewaard. Boeken kan afhankelijk worden gemaakt van een ondertekende overeenkomst, zodat een coachee de eerste betaalde sessie pas boekt als het contract er is.
Lees meerSessiepakketten
Coaches kunnen blokken sessies verkopen in plaats van één per keer - een strippenkaart. Een cliënt koopt een pakket, en Exantur houdt bij hoeveel sessies zijn gebruikt en hoeveel er resteren, zodat zowel coach als cliënt altijd weet hoe het saldo staat zonder dat iemand handmatig hoeft te tellen.
Lees meerKortingscodes en coupons
Wanneer een coach cliënten factureert via Stripe Connect, kunnen kortingscodes en coupons worden uitgegeven die op de betaling van een coachee worden toegepast - een percentage of vast bedrag korting op een aanbod of sessie. Handig voor early-access-prijzen, referrals of een terugkerende cliënt, zonder de werkomgeving te verlaten of Stripe rechtstreeks aan te raken.
Lees meerAanbod-pagina's en lead-capture
Elk programma kan een publieke aanbod-pagina hebben - een heldere pagina die de coaching beschrijft, met betaalde inschrijving via Stripe Connect. Prospects die nog niet klaar zijn om te kopen kunnen hun gegevens achterlaten, en elke inkomende aanvraag landt als een lead die de coach kan opvolgen en omzetten naar een cliënt. Het geeft een solo-coach een eenvoudige salespagina en een lead-inbox zonder aparte marketingtool.
Lees meerReferral-programma
Coaches kunnen andere coaches naar Exantur verwijzen en die referrals en hun status vanuit de werkomgeving volgen. Attributie wordt automatisch afgehandeld, zodat een coach die het platform aanbeveelt kan zien welke referrals zijn binnengekomen zonder een eigen lijst bij te houden.
Lees meerPublieke coach-directory
Coaches kunnen zich opgeven voor een publieke Exantur-directory met een profiel dat na beoordeling live gaat. Potentiële cliënten kunnen bladeren en filteren op specialisme, taal en afstand, en vervolgens een sessie of intake aanvragen. Het is een optionele manier om gevonden te worden - alleen een vermelding, op de voorwaarden van de coach - geen marktplaats die tussen coach en cliënt in staat.
Lees meerWorkflow-automatisering
Op hogere plannen kunnen coaches op regels gebaseerde automatiseringen door hun praktijk heen instellen. Een trigger - een nieuwe boeking, een ingediende check-in, een programma-mijlpaal - start een actie zoals het versturen van een e-mail, zodat routineuze opvolging zichzelf uitvoert. Het neemt de kleine, repetitieve administratie weg die anders tussen een coach en het eigenlijke coachingwerk in staat.
Lees meerWeb-push en installeren (PWA)
Exantur is een progressive web app: coaches en coachees kunnen het op hun beginscherm installeren en web-push-meldingen ontvangen - een nieuwe boeking, een ingediende check-in, een sessieherinnering - zonder aparte native app om te downloaden. Het brengt tijdige nudges naar het toestel terwijl alles in één web-werkomgeving blijft.
Lees meerBeveiliging en privacy
Coachingdata is gevoelig, dus privacy is ingebouwd in plaats van erop geplakt: alle data staat in de Europese Unie, toegang wordt op de databaselaag afgedwongen met row-level security, multi-factor-authenticatie is beschikbaar, en AVG-export en -verwijdering voor betrokkenen worden ondersteund met een verwerkersovereenkomst op aanvraag.
Veelgestelde vragen
- Wat moet coachingsoftware bevatten?
- Minimaal: cliëntdossiers, programma’s en sessies, gestructureerde notities, doelen en voortgang, accountability of check-ins tussen sessies, en een cliëntportaal, plus de operationele basis van boeken, herinneringen en facturatie. Exantur dekt dit, georganiseerd rond de coachingrelatie in plaats van als losse tools.
- Vervangt Exantur een CRM?
- Voor het beheren van coachingrelaties wel: het houdt contacten, een lichte leads-pipeline, programma’s, notities, doelen en historie in één dossier, dus je hebt geen aparte sales-CRM nodig. Zie de coaching-CRM-pagina voor het verschil met een generieke pipeline-tool.
- Kunnen cliënten hun eigen coachinginformatie inzien?
- Ja. Elk plan bevat een coachee-portaal waar cliënten hun programma’s, doelen en voortgang zien, check-ins en assessments invullen, gedeelde documenten openen en hun sessies bijwonen.
- Bevat Exantur planning en facturatie?
- Ja. Online boeken met herinneringen en twee-weg agendasync met Google en Outlook zitten ingebouwd, en cliëntfacturatie loopt via je eigen Stripe-account. Zie prijzen voor wat elk plan bevat.
- Is Exantur een LMS of bevat het alleen cursussen?
- Het is coaching-praktijkmanagementsoftware, geen LMS. Het kan cursussen (lessen, quizzen en gebrande certificaten) leveren binnen een coachingrelatie, maar het coachingwerk, niet een cursuscatalogus, staat centraal.
- Welke functies zitten in welk plan?
- Functiebeschikbaarheid verschilt per plan; zie de prijzenpagina voor het actuele overzicht. Prijzen en plangrenzen staan hier niet, zodat deze pagina niet veroudert.
Demo aanvragen
Zie de echte applicatie in een live demo. Geen verkoopdruk, geen verplichting.